E-post utenfor kontoret: Alt du bør (og ikke bør) ta med

I arbeidsverdenen er det få mer velkomne akronymer enn “OOO.” Foruten å være porten til løftet til en bekymringsløs tilværelse, setter man en Utenfor kontoret på e-posten din er en praktisk måte å la kolleger og klienter vite at du vil være vanskelig å nå - om ikke utilgjengelig - for en viss mengde tid. Så selv om det ikke er behov for å tenke over det (du ikke skriver en roman her), betyr det hva du inkluderer.

Det kan føles litt vanskelig og robotaktig å skrive en melding utenfor kontoret, men det er nødvendig og nyttig for alle som kan prøve å nå når du nipper Mai Tais på stranden eller vandrer i Machu Picchu. (I tillegg vil det å sette en bortemelding hjelpe deg å koble fra og slappe av hvis du har problemer med å forlate jobben på jobb.) Her er hva du skal si (og hva du ikke skal si) i autosvaret til ferien.

I SLEKT: 9 måter å spare for ferien du fortjener

1. Ta med en hilsen og avmelding.

Hvordan du starter en OOO-melding vil selvfølgelig avhenge av din personlige preferanse og arbeidsmiljø. Selv om et stort "hei" ikke er absolutt nødvendig, må du begynne et sted, og det er fint å legge til et menneskelig preg. Hvis det å hoppe rett inn i "Jeg er for øyeblikket ute av kontoret ..." føles for rart og løsrevet for deg, kan du lette det med en enkel "Hei der" eller "Takk for e-posten din."

Det samme gjelder signaturen din. Du er velkommen til å gå av med datoen for hjemkomsten, men hvis det er fornuftig å stenge ute med noe som "takk!", "beste, (navnet ditt)", eller "ha en flott helg (eller sett inn ferie her)!", gå for det.

2. Ta med hvor lenge du er ute.

Nevn start- og sluttdatoer: “Jeg skal reise fra 3. til 7. juli og skal ikke sjekke e-post. Jeg svarer på merknaden din så snart jeg kan når jeg er tilbake på kontoret 8. juli. ”(Ikke glem å slå av feriesvaret når du kommer tilbake!).

3. Ta med om du sjekker e-post eller ikke.

En bortemelding er ikke bare nyttig når du går helt av nettet. Du kan være på reise for å jobbe eller jobbe eksternt, og gjøre kommunikasjonen sporadisk og WiFi-tilkoblingen iffy. Hvis du ikke sjekker eller svarer på e-postmeldinger, kan du si det (se eksempelet ovenfor). Ellers er det nyttig å angi en melding som advarer folk om at du ikke vil være like pålitelig tilgjengelig på grunn av reiser eller forpliktelser på stedet. Det handler om å stille forventninger til de som prøver å nå deg. For eksempel: “Takk for merknaden! Jeg skal reise til fotoseanse til 3. juli og vil sjekke e-post med jevne mellomrom / har begrenset tilgang til e-post, og kan være treg med å svare. ”

4. Inkluder hvordan du kan nå deg (om i det hele tatt).

Hvis du vil være tilgjengelig med en viss kapasitet, kan du skissere hvordan du kommer i kontakt. For eksempel: "Jeg sjekker ikke e-post, men hvis du trenger å kontakte meg av en eller annen grunn, kan du kontakte meg på cellen min ..." Eller: "Hvis dette er tidssensitivt, kan du gjerne sende meg en e-post på nytt på (dato du kommer tilbake) så det er øverst i innboksen. "Eller:" For presserende forespørsler, vennligst kontakt (navn på en assistent, kollega, frilanser eller annet tilgjengelig på kontoret dekning)". Før du tar med en annen kollegas kontaktinfo i din OOO, må du tømme den med dem - selv om du er deres overordnede, er fortsatt en heads-up en fin høflighet.

5. Unngå unødvendige personlige detaljer.

Hvis du er ute i svangerskapspermisjon eller gifter deg den helgen (!), Er det helt greit å ta med - men det handler omtrent så langt som personlig deling må gå i et automatisk svar. Tenk på hvordan du kan reagere på noens bortemelding og nevne altfor mange personlige detaljer. Du vil at personen som mottar ende skal kjenne a), om du svarer e-posten hans eller ikke, og b), når de kan forvente å høre tilbake fra deg. Alt annet er sannsynligvis TMI, så hold det enkelt.

I SLEKT:Den beste måten å signere e-post hvis du vil ha en rask respons