Beklager forsinkelsen: Tips om etikett på e-post for et for sent svar

Hvert produkt vi har er valgt uavhengig og gjennomgått av vårt redaksjonelle team. Hvis du gjør et kjøp ved å bruke koblingene som er inkludert, kan det hende vi tjener provisjon.

Alle som er dypt inne i e-postgjeld vet hvor belastende det kan være å skylde noen (eller mange mennesker) et svar. De vet også hvor vanskelig det er å møte musikken, eie forsinkelsen og trykke "send."

Er det verdt å erkjenne og be om unnskyldning for forsinkelsen, eller å spille det kult og oppføre seg som at ingenting er galt? Er det verdt å svare etter en viss tid? Før du forplikter deg e-postetikette faux pas, les den største dos og ikke må svare sent på en e-post, rett fra to etiketteeksperter (pluss noen eksempler på svar for å komme i gang).

1. Innse om du faktisk er sen med å svare.

"Bestem om du virkelig er sen eller bare føler deg skyldig," sier Diane Gottsman, en nasjonal etiketteekspert, forfatteren av Moderne etikette for et bedre liv ($9; amazon.com) og grunnlegger av The Protocol School of Texas. "Du har et 24-timers vindu, eller en virkedag, til å svare på en ikke-nødmelding."

2. For det meste er det verdt å be om unnskyldning.

Det skjer, alle savner frister eller glemmer å skrive tilbake - det er aldri vondt å erkjenne det før de går videre. "Når dette skjer, er en unnskyldning nødvendig," sier Jodi R.R. Smith, president i Mannersmith etikettkonsulent og forfatter av Etikettboka: En komplett guide til moderne oppførsel ($10; amazon.com). "Beklager og flytt samtalen fremover."

3. Hold det kort og til poenget.

"Målet med en e-post er å være rask, informativ og kortfattet. Slik skal du håndtere tilsynet med å ikke svare raskt (med vilje eller ikke), sier Gottsman. Du trenger ikke å vokse poetisk, dele TMI eller gjøre opp unnskyldninger.

"Forklaringer kommer ofte bare i veien," sier Smith. "Ingen grunn til å skape høye historier, og absolutt ikke behov for den stygge sannheten."

Hvis du skal injisere litt personlighet i det, sier Gottsman å gå med noe enkelt: "Jeg er lei meg for ikke å komme tilbake til deg før. Jeg undersøkte forespørselen din og overså utilsiktet å svare tilbake umiddelbart. ”Og la det være med det.

4. Velg ordene dine med omhu.

Hvis du er nær den andre personen, er selvfølgelig en mer uformell og samtale tone passende. Gottsman sier et svar som: "Ååååå, jeg er så lei meg for å ta så lang tid å komme tilbake til deg. Tilgi meg! ”Er flott for noen du er i nærheten av, men kanskje ikke for en profesjonell e-postutveksling med sjefen din. Et kjæledyr som mange ledere har, er når en rapport sent reagerer ved hjelp av slang som: “Min dårlige.” Den kommer på som flippant eller uoppriktig. Bedre å holde seg til en profesjonell utprøvd som "Unnskyldning for forsinkelsen, jeg får rett på det og bli bedre fremover."

5. Løs for å bli bedre.

Det er ikke morsomt å ha en e-post med en frist, sitte og sitte i innboksen. Det er også upraktisk for den andre personen. "Gjør det et poeng i fremtiden å flagge viktige e-poster slik at de ikke blir oversett," sier Gottsman. "Å utsette seg med en forsinket respons gjør bare situasjonen mer ubehagelig."

Noen eksempler på sent svar på e-post

Hvis du gikk glipp av en viktig arbeidsfrist, sier Smith å eie den, så takk for deres tålmodighet:

“Unnskyld forsinkelsen. Vi avslutter prosjektet nå, og vil ha all den forespurte informasjonen til deg av COB i morgen. Takk for den ekstra tiden, da vi kunne svare på alle spørsmålene dine og ser frem til å snakke med deg på møtet neste uke. "

Hvis noen har sendt deg en vennlig merknad uten en tidsfrist, men det innebærer en høflig respons, foreslår Gottsman:

“Takk for den vennlige e-postmeldingen din om den siste markedsføringen min. Jeg har flyttet kontorer de siste dagene, og tiden er borte fra meg. Jeg ser frem til å ta igjen deg med miksen til neste uke. "

Hvis du helt bommet på en RSVP-frist, Sier Smith, "gjør din culpa kort og søt og fokuser i stedet på arrangementet."

"Jeg beklager at jeg savnet din RSVP-dato, selvfølgelig vil vi være med på ditt spesielle arrangement. Jeg har allerede kjolen min og mannen min planlegger å bruke danseskoene sine. ”

Hvis du har mottatt dårlige nyheter fra en venn eller pårørende og legger ut svar, liker Smith denne milde tilnærmingen:

“E-postmeldingen din kom som en total overraskelse, og jeg ville vente til jeg hadde et rolig øyeblikk for å virkelig svare. Dette må være en veldig vanskelig tid… ”

Den eneste gangen det er greit å ikke svare

"Hvis e-postadressen er noe du ikke har interesse av (tenk: masseoppfordringer), eller fra noen vil du heller blokkere, trykke på 'slett' og ikke tenke to ganger," sier Gottsman.

I SLEKT: Alt du bør (og ikke bør) ta med i en utenforstående e-post