Teknisk etikettehåndbok

Jodi R. R. Smith, forfatter avFra Clueless til klasse Act: Manerer for den moderne kvinnen($10,amazon.com): Hvis du har mer enn en to-minutters samtale, så ja, begge knoppene må komme ut ― enten du slår av enheten eller ikke. Og det gjelder også Bluetooth-øretelefonen din.
Joni Blecher, redaksjonssjef forLetsTalk.com: Ja. Folk vil vite at personen de snakker med virkelig er oppmerksom på dem.
Sue Fox, grunnlegger og president forEtiquetteSurvival.com: Husk at etikette handler om å gjøre den andre personen mer komfortabel. Hvor komfortabel kunne vennen din prøve å snakke med deg når du har noe i ørene?

Er det frekt å sjekke PDA-en din hos en venn?

Blecher: En liten bit. Men hvis du kommer hjem til en venn og forklarer at du må sjekke noen e-postmeldinger før du besøker slik at du kan gi henne din fulle oppmerksomhet, vil hun sannsynligvis forstå.

Smith: Det kommer an på hvordan du bruker det. Hvis du sjekker på noe som er relevant for besøket ditt, er det nei. Hvis du synes du leser andre e-postmeldinger, sender du meldingen du kjeder deg.
Vil Schwalbe, medforfatter avSend: Hvorfor folk e-post så dårlig og hvordan de kan gjøre det bedre($14,amazon.com): Tenk på PDAen din som et kryssord. Uansett hvor det er akseptabelt å jobbe med et kryssord, er det OK å sjekke PDA-en din.

Hvor raskt må du svare på en e-post? Er standardene forskjellige for arbeids-e-post kontra personlige e-post?

Schwalbe: Det handler om konsistens. Hvis du kommer til å avvike fra det du vanligvis gjør, kan du bruke assistenten eller kontoret automatisk responsinnstilling for å fortelle folk hvorfor de kanskje ikke hører fra deg så raskt som de er vant til. Du vil ikke at de skal tro at de har fornærmet deg på en eller annen måte, eller at du ignorerer dem.
Judith Kallos, fører tilsynNetManners.com: Å ikke svare raskt ― i løpet av timer og sikkert mot slutten av dagen ― på noen e-post kan føre til at den andre siden føles som om hun blir oversett. Det er spesielt viktig å svare raskt på bedrifts-e-postmeldinger fordi det er profesjonelt og høflig.
Anna Post, teknologi-etiketteekspert ved Emily Post Institute: Jo tidligere du kan svare riktig, jo bedre. La aldri noen henge.

Pier M. Forni, forfatter avCivility-løsningen: Hva du skal gjøre når folk er uhøflige($9.50,amazon.com): Med mindre personen har bedt om noe spesifikt eller du føler et press på presserende karakter, er det ingenting uklart med å svare på tekstmeldingen "Kan vi snakke senere?".
Schwalbe: Tenk på hva som er den beste måten å svare på. Hvis noen ringte deg for å få veibeskrivelse et sted, for eksempel, svar via e-post slik at du kan sende med deg et kart.
Blecher: Hvis du tekstmelder noen fordi du ikke vil snakke og personen ringer tilbake, ikke svare. Hvis du svarer, vil den andre personen føle ditt dårlige humør umiddelbart og kan bli fornærmet. Bare skriv tilbake tekst som du ikke kan snakke nå, men vil ringe senere. Din venn vil takke deg.

Bruker du BCC (blind carbon copy) på en e-post?

Schwalbe: Ja, og det er farlig også, fordi BCC-en din kan bli utsatt hvis den blinde mottakeren treffer Svar alle eller videresender e-posten til noen andre. For å beskytte deg mot dette, kan du videresende meldingen separat med en forklaring.
Kallos: Det er ikke aktuelt å bruke det for å få noen til å se dårlig ut eller titte på noen. BCC brukes best for å beskytte kontaktenes e-postadresser mot å bli utsatt for fremmede.
Smith: BCC kan være sleipt, men også nyttig. Hvis du føler at en e-postdiskusjon du hadde kunne bli til et større tema, kan du sjekke sjefen din til å gjøre henne oppmerksom på situasjonen. Bare ikke oversvømme henne med kopier av hver e-post du sender.

Er det OK å snakke i mobiltelefonen når du bestiller mat, skaffer deg hår, banker osv.?

Blecher: Det er frekt å snakke i telefonen når du er i samspill med andre, uansett hvem de er.
Post: Nei. Og ikke glem menneskene rundt deg ― de vil høre samtalen din.
Smith: Du bør behandle alle med vanlig anstendighet og respekt. Så ikke gjør det til noen.

Hvordan avslutter du en tidkrevende e-postutveksling?

Schwalbe: Når pingene frem og tilbake har gått til ett ord, betyr det at samtalen er over. Hvis du får for mange e-postmeldinger, kan det bety at du sender for mange.
Smith: Hvis det er en god venn, så fortell henne at det har vært bra å snakke, men du må gå. Hvis det er en klient som er en venn, så fortell henne at du må komme tilbake på jobb, men vil gjerne komme igjen når du ser henne neste gang.
Forni: Først minner deg selv om at tiden din er akkurat den ― din. Så kan du for eksempel si: "Linda, jeg vil gjerne snakke, men jeg har back-to-back-møter i dag og trenger å komme på jobb."

Schwalbe: Hvis du kan komplimentere noen med en utmerkelse eller en kampanje, viser den at du har gjort leksene dine. Men å få frem personlig informasjon kan være forfølgende. Med dating tror jeg at folk forventer at du vil Google dem før en første date.
Smith: Det er OK å nevne å finne ut om personen som nylig ble skrevet ut i papiret ― en ny klient. Noe mer, som hvor hun gikk på videregående, blir skummel.
Rev: Spør deg selv hva du vil føle deg komfortabel med at noen vet om deg. Gode ​​nyheter, for eksempel et ekteskap, er generelt sett OK, men pass på at informasjonen er oppdatert ― i løpet av de siste seks månedene ― og relevant for samtalen. Og hvis du virkelig måtte grave for å få informasjonen, vil du kanskje ikke nevne den.

Er det uttrykksikoner som er egnet til å bruke i e-post på kontoret?

Kallos: Ja, når det brukes sparsomt og med skjønn. Noen ganger bruker jeg dem for å myke opp medarbeidere når jeg kommer med et sterkt forslag eller en korreksjon, og ting må lyses opp.
Schwalbe: Jeg elsker dem. De er en rask og enkel måte å legge til en vennlig tone, men husk ― de vil ikke ta grillen ut av en fornærmelse. I virksomheten bruker du dem imidlertid bare med folk du kjenner godt og aldri i en første overture.
Smith: Hvis den andre personen bruker dem, gå videre. Med mindre du kjenner personen godt, er det best å ikke være den første.

Er det OK å utelate en hilsen og avslutte en bedrifts-e-post?

Kallos: Nei. Du blir sett på som brå og til og med frekk. Du ringer ikke noen på telefonen, begynner å snakke og legger på uten å ta farvel.
Schwalbe: De er OK å utelate etter en første e-post hvis du skal frem og tilbake med korte meldinger.
Smith: Bedrifts-e-post blir ofte skrevet ut og distribuert til folk som kanskje ikke kjenner deg og hva du gjør, så du bør inkludere ditt fulle navn, tittel, firma og kontaktinformasjon som en del av ditt signatur.

Du har ved en feiltakelse sendt en e-post til en venn der du (rulle nedover) hennes partner med dårlig munn. Hva gjør du?

Smith: E-post er full av fare. Ring henne øyeblikkelig, fortell henne at du sendte en e-post du ikke skulle ha sendt, og be om tilgivelse.
Kallos: Du må ringe henne for å fortelle henne hvor lei deg. Det vil ikke være enkelt, men å ta opp telefonen er det rette å gjøre. Og husk at bruk av teknologi godt er alt i detaljene. Før du trykker på Send, kan du ta en titt på hva du sender til hvem.
Post: Å prøve å rettferdiggjøre eller forklare de sårende tingene du sa, vil bare gjøre det verre. Beklager og spør deretter om det er noe annet du kan gjøre for å gjøre ting riktig.

Er det greit å sms eller sende store nyheter (en ny jobb, en graviditet)?

Smith: Siden de nærmeste oss ikke alltid er i nærheten, og det kan være en utfordring å samle alle på en gang, er en e-post bra for gode nyheter. Si noe sånt som "Jeg vil normalt si deg personlig, men jeg ville fortelle dere alle samtidig som jeg forventer!"
Kallos: Du kan dele gode nyheter som dette med venner, men jeg vil ikke sende e-post til mamma om at jeg var forlovet!
Post: Det avhenger av publikum. En god tommelfingerregel er at hvis dette er personer du vanligvis kommuniserer med via e-post, er det OK.

Smith: Si at du elsker bloggen hennes, men siden noen lesere ikke kjenner henne så godt som deg, kan de tolke feil det hun sier. Hvis hun blir defensiv, slå av. Men hvis informasjonen på bloggen hennes skaper et sikkerhetsproblem, som at hun kan tiltrekke seg en forfølger, er du moralsk forpliktet til å fortelle henne.
Schwalbe: Jeg ville stille det som et spørsmål, for eksempel "Hvordan bestemmer du hva som er for personlig for bloggen din?" Det gir henne mulighet til å forkynne en filosofi (i så fall er det hennes virksomhet) eller å innrømme at hun ikke har en. I så fall kan innspillene dine velkommen.
Rev: Uoppfordrede råd er vanskelig å gi, men det er nødvendig å snakke opp i en situasjon som denne. Før du gir konkrete eksempler på innhold du synes er vanskelig for hennes profesjonelle eller personlige liv, må du gjøre det klart at du bare sier noe av bekymring og ikke dømmer henne.

Kan du ignorere noen som "venner" deg?

Post: Ja. Å gi noen du ikke helt stoler på tilgang til personlig informasjon er et sikkerhetsproblem.
Blecher: Hvis folk i nettverket ditt kan legge ut og se bilder og morsomme kommentarer om deg, er det best å begrense tilgangen til folk som virkelig er dine venner.
Smith: Selvfølgelig! Hvis det er noen du ser for ofte for å bare ignorere forespørselen, kan du bare fortelle henne at du prøver å holde en lav profil på nettverksnettsteder og la den være der.

Bør du alltid godta en forespørsel fra en kollega på et nettverk med profesjonelt nettverk?

Post: Det avhenger virkelig av hvor godt du kjenner personen som legger inn forespørselen. Profilen din er et øyeblikksbilde av ditt profesjonelle image, så online-tilkoblingene dine skulle bare være fordelaktige for karrieren din.
Blecher: Ikke nødvendigvis. Personen som spør, bør kjenne deg godt nok til å ha en følelse av om du vil være medlem av hennes nettverk eller ikke før hun sender invitasjonen. Hvis hun ikke kjenner deg, men vil, bør hun ikke blindt prøve å koble seg til over et av disse nettverkene. Hun bør be en gjensidig kontakt for å introdusere deg enten via egen e-post eller personlig.
Smith: Siden det å akseptere kan gi informasjon om deg og alle kontaktene dine til alle i den andre personens nettverk (og deres kontakter osv.), Er det bedre å la forespørselen alltid vente på seg.

Er det en høflig måte å bruke samtale på?

Post: Det kommer an på hvem du snakker med. Bestemoren din vil kanskje ha noe av det hvis du bruker det, men en venn ville sannsynligvis ha det bra med det. Hvis du trenger å ta samtalen, unnskyld deg, og fortell umiddelbart til den andre personen at du har noen som venter på den andre linjen og trenger å komme tilbake til ham.
Forni: Det er. Hvis du er på en sosial samtale og det er en sjanse for at du blir avbrutt av en klient eller en kollega, og spesielt sjefen din, fortell vennen din i begynnelsen av samtalen at hvis du får et nytt anrop, må du ta det den.
Rev: Ta avgjørelsen din basert på hvem du snakker med. Motsatt, hvis du er den første som ringer og du blir liggende for lenge, kan du henge på. Tiden din er også viktig.