11 hemmeligheter for å levere dårlige nyheter på jobben

Gi tilbakemelding raskt, men ikke umiddelbart.
Ikke vent på en årlig gjennomgang for å ringe forbedringsområder. Vær raskt oppmerksom på problemene slik at detaljene blir friske i hodet. Et døgn etter en hendelse er det søte stedet; Å ha litt tid kveller for varme følelser og lar deg forberede deg og være mer gjennomtenkt med ordene dine. "I øyeblikket vil begge parter få en sterkere, mindre nyttig reaksjon," sier Jennifer Porter, administrerende partner for the Boda Group, et leder- og teamutviklingsfirma. Årlige eller kvartalsvise anmeldelser skal dekke mål og fokusere på fremtidsrettet tilbakemelding - for eksempel hva noen trenger å gjøre mer eller mindre for å fremme karrieren ("Hvis du skulle blitt dyktigere i dataanalyse, kan jeg se deg hoppe til neste nivå").

Husk intensjonen din.
Tenk på hvorfor du vil dele tilbakemeldinger i utgangspunktet. "Du gjør dette fordi du vil hjelpe personen til å lykkes," sier Porter. For tiden kan det føles mindre velvillig enn det - du tror kanskje du bare trenger å dempe dårlige vaner eller fikse slurvete arbeid - men alle slags tilbakemeldinger hjelper teamet ditt å lære og vokse. Du vil også tjene deres tillit. "Hvis du ikke leverer tilbakemeldingene, vil og vil noen andre ikke gjøre en så god jobb som du ville gjort," sier Freyan Billimoria, direktør for folkedrift hos Skillshare, et læringssamfunn på nettet. Under samtalen, uttrykk intensjonen din. Si: "Jeg forteller deg dette fordi jeg bryr meg om deg, og jeg vil at du skal være så effektiv som mulig."

Tenk på innholdet, ikke leveransen.
Mange ledere bekymrer seg for hvordan de skal myke opp i stedet for hva de kommer til å si, sier Porter. "Det er som å forberede deg til å holde en tale og fokusere på hva du vil ha på deg, i stedet for innholdet i presentasjonen din," konstaterer hun. Spør deg selv: "Hva er kjernemeldingen min? Hva håper jeg denne personen tar bort fra samtalen? Hva vil jeg skje videre? ”Skriv ned hva du vil si og øve i dusjen eller på en pålitelig kollega. Null på oppførselen eller handlingen, i stedet for å diskutere følelser, og gi konkrete eksempler, som "Jeg la merke til at du avbrøt folk seks ganger på det møtet" (kontra "Du er frekk mot.) kollegaer”).

I SLEKT: Her er nøyaktig hvordan du får et fleksibelt tidsplan på jobben

Begynn med et spørsmål.
Diskusjonen skal være en dialog, ikke en monolog. Si: "Jeg vil gjerne ha en samtale med deg for å dele noen tilbakemeldinger. Er det OK? ”Det er menneskelig natur å si ja, men ved å spørre om tillatelse kan du styrke forholdet, sier Porter. En annen taktikk: La den andre personen lede samtalen. Si: "Jeg vil gjerne snakke med deg om x. Hva synes du gikk bra? Hva tror du ikke gjorde det? ”Gi den ansatte tid til å svare. "I mange tilfeller vet de allerede hvor de kommer til kort," sier Fran Hauser, forfatter av Myten om den fine jenta ($16; amazon.com). "Når du rammer inn samtalen som et samarbeid i stedet for en kritikk, er tonen mer støttende."

Bruk færre ord.
Vær så spesifikk som mulig. Vage eller klisjefylte setninger ("Du må jobbe med den utøvende tilstedeværelsen din") eller sukkerbelagte tilbakemeldinger er forvirrende for lytteren, noe som øker sannsynligheten for at de helt går glipp av poenget ditt. "Hvis du bruker 100 ord for å si at noen gikk glipp av en frist, overleverer du," sier Porter. Og når du har lastet på fillerord og mykner ("Jeg vet at du er overarbeidet"), begynner tilbakemeldingene å føles personlig og skjevhet kan krype inn, sier Billimoria. I stedet, kom til poenget og nevn hva du observerte. Si: ”Jeg la merke til at vi gikk glipp av fristen for de to siste rapportene. Hva skjedde?"

Ikke vannet ned meldingen.
Den vanlige vanen å legge inn negative tilbakemeldinger mellom to roseskiver kan være instinktiv, men det er en av de største feilene ledere gjør, sier Billimoria. Å skjule tilbakemeldinger innen kastekomplimenter tar kraften ut av ordene dine. “Folk ser at det kommer; så vil de avfeie det positive, vente på det negative og ikke stole på det du har å si, sier Porter. Hva du kan gjøre for å være snill, men direkte: Uttrykk tilbakemeldingene positivt, sier Hauser. Si: "Mye går bra, men jeg har konstruktive tilbakemeldinger på noen ting som må forbedres," eller "Jeg har noen råd som kan hjelpe deg."

I SLEKT: Takle innboksen for godt med disse tipsene om e-postadministrasjon fra en proff

Gi kontekst.
Hvorfor bryr du deg om noen leverer arbeid sent? Eller formaterer ikke presentasjoner perfekt? Svarene kan være åpenbare for deg, men en ansatt må forstå hvorfor bak tilbakemeldingene dine. Forsøk å plassere spesifikke notater i det større bildet - for eksempel "Når avdelingen er forsynt med jobb, påvirker det også andre lag," eller "Når økonomien din er ser feiljustert ut, det kan gi folk en mangel på tillit til antallene dine. ”Å forklare hvorfor tilbakemeldingene dine er viktige, sier Hauser, kan gjøre det lettere å levere og høre.

Vær empatisk.
Det er vanskelig å motta kritiske kommentarer. "Det spiller ingen rolle hvor dyktig du er med å levere tilbakemeldinger. Det svir fortsatt, sier Porter. Ikke vær for hard, hør på den andre personens perspektiv og vær rolig. Unngå også ordet “du” hvis du kan. "Subtile valg av ord kan få samtalen til å føles som en dialog i stedet for et angrep," sier Hauser. For eksempel, i stedet for å si: "Dette er det jeg tror du kunne ha gjort annerledes," si "Dette er det jeg tror kunne vært gjort annerledes."

Gjør det ansikt til ansikt.
Å levere tøffe nyheter via e-post eller telefon er fristende, men det er mer effektivt å møte personlig (eller via Skype eller FaceTime), sier Hauser. Det lar deg lese hverandres nonverbale signaler og emosjonelle intensjoner. "Å være ansikt til ansikt er den eneste måten å sikre at den andre personen kan føle medfølelsen din," sier Hauser. Hvis du ikke kan se din ansatt, vil det være vanskeligere å se om de er opprørt over eller til og med ta hensyn til hva du sier. "Sett deg rett opp og oppretthold øyekontakt, uansett hvor vanskelig det kan være," sier Hauser.

Ha en oppfølgingsplan.
Lukk samtalen med en diskusjon om de neste trinnene. Spør hvordan du kan være behjelpelig og bestemme sammen når du skal snakke igjen (dager, uker eller måneder senere, avhengig av problemet). Så sjekk inn etter en dag eller to for å se hvordan den andre personen føler seg. Det er naturlig at tilbakemeldingsmottakeren går bort litt såret fra samtalen, selv om den var en produktiv, sier Porter. "Du må gi folk tid til å bearbeide," sier Billimoria. "Nøkkelen til sterke forhold er å gå tilbake." Når du gjør det, vil du tjene tillit, noe som vil gjøre tilbakemelding om neste gang enklere.

Husk å gi god ros også.
Gjør det å levere positive tilbakemeldinger som en del av rutinen din - ikke bare press den til ubehagelige samtaler. Poenget er ikke bare å plassere folk eller gi alle et pokal; positive tilbakemeldinger er et verktøy for faglig utvikling. For det første er det konstruktivt - det er nyttig for folk å vite hva de gjør godt, slik at de kan fortsette å gjøre det. For det andre er det med på å skape en kultur som er mer åpen for og tolerant mot tilbakemelding, sier Porter. Vær spesifikk også her. Si: "Jeg liker måten du taklet den utfordringen på," eller "Jeg setter pris på at du snakket med andre avdelinger for å få kjøpet." Og si det ofte. "For hver kritikk bør du gi minst fem roser," sier Hauser. "Dette får folk til et sted der de ønsker tilbakemeldinger."