5 Tips for e-postadministrasjon

Hvert produkt vi har er valgt uavhengig og gjennomgått av vårt redaksjonelle team. Hvis du gjør et kjøp ved å bruke koblingene som er inkludert, kan det hende vi tjener provisjon.

Trinn 1: Lag mapper

Når du bruker innboksen som standard lagring, blir den raskt en digital søppelboks, som gjør det vanskelig å finne det du trenger, sier Peggy Duncan, en ekspert på personlig produktivitet i Atlanta. Du vet at du manuelt kan sortere meldinger i mapper, men visste du at du kan sette opp filtre som automatisk ruter meldinger til mappehjemmene deres? Varsler fra Facebook kan for eksempel gå rett til en mappe for sosiale medier. (Gmail gjør dette automatisk, men du kan konfigurere et lignende system med andre e-posttjenester.) Når alt kommer til alt e-postmeldinger av en type, som nyhetsbrev, er gruppert i sin egen mappe, du kan slette dem med en klikk. Antall mapper du jobber med og hvordan du navngir dem, bør avhenge av dine behov.

Trinn 2: Målet bare 20 elementer i innboksen

Ja, alvorlig. 20 e-postmeldinger betyr at du kan se hele innboksen uten å bla. Så snart du behandler en melding, arkiver eller slett den. Bare meldinger fra den siste uken som du ennå ikke har svart, hører hjemme i innboksen.

Trinn 3: Hold deg til en plan

Å lese e-post hindrer produktiviteten. For yrker der konstant kommunikasjon er avgjørende, er det ikke sikkert å realisere en tidsplan. Men hvis du tar en lang, hard titt på jobben din, kan du oppleve at det er mulig å utpeke lesetid hvert 60 eller 90 minutt. Angi varsler i kalenderen til du er i en rutine. "Hvis noen trenger å nå deg, vil de ringe," sier Marsha Egan, forfatteren av Innboks-detox and the Habit of E-mail Excellence ($20, amazon.com). Hvis du skummer over e-post på telefonen din, merker du de du trenger for å følge opp som ulest, slik at du ikke glemmer å svare senere.

Trinn 4: Organiser før du leser

I begynnelsen av hver planlagte e-postøkt, sorter etter avsender for å se meldinger fra VIP-er (sjefen, barnets lærer), skann deretter emnelinjer og slett åpenbart søppel.

Trinn 5: Svar strategisk

Kan du skrive tilbake om to minutter eller mindre? Gjør det med en gang, sier Egan. Hvis en e-post krever mer tid, flagg den slik at den kan håndteres i et planlagt vindu senere samme dag eller neste morgen. Redd for at et langt svar vil føre til en trukket e-postkjede? På tide å hente telefonen.

Insider Tech-triks

Forbedre e-postlivet med disse lite kjente verktøyene som er foreslått av IT-spesialister hos tre av de beste e-postleverandørene.
Gmail: Angre send
Mente ikke å slå Send? Du har 30 sekunder til å nab den e-posten. Så kom deg videre!

Hvordan: Gå til Innstillinger, deretter Labs, og klikk deretter Aktiver under Angre sending. Puh!
Yahoo: Engangsadresser
Hvis du hater å gi e-postadressen din til tilfeldige nettsteder, oppretter du en alternativ adresse som dirigerer meldinger til den virkelige innboksen. Hvis reserveadressen blir spam, kan du ganske enkelt slette den.

Hvordan: Gå til girhjulet i høyre hjørne og klikk på Innstillinger, deretter Sikkerhet, deretter engangsadresser.
Outlook.com: Feie
Denne funksjonen lar deg søppel hver melding i innboksen fra en avsender (si eksen din eller Groupon).

Hvordan: Åpne en av avsenderens e-postmeldinger, klikk på feie øverst på skjermen, og trykk deretter på Slett alle fra.