6 tips for "vanskelige samtaler" på jobben

Hvis du jobber med andre mennesker, er det bare et spørsmål om tid før det er en form for mellommenneskelig misnøye, funksjonssvikt eller konflikt. Disse problemene blir sjelden effektivt løst uten å ha en vanskelig og potensielt ubehagelig samtale. Det er mange tilnærminger; selvfølgelig er hvert forhold og spesifikk interaksjon mellom to eller flere mennesker unik. Når det er sagt, her er noen ting du bør vurdere for slike scenarier.

Start setninger med "jeg" og unngå "deg"

Din egen erfaring er ubestridelig. Det vil si at når du eksplisitt refererer til din tolkning av noe som nettopp det, påstår du ikke at utsagnet ditt er den absolutte sannheten. Å starte et utsagn med "du" setter automatisk den andre personen i forsvar, klar til å krangle eller forklar hvorfor det du sier ikke er nøyaktig eller sant (det vil si at det ikke samsvarer med den andre personens utsikt).

Eksempler inkluderer:

1) tror jeg... synes at... føle... oppfatte... Forestill deg... lure på.

2) Min... historien er... oppfatning er... perspektiv er... tolkning er.

3) jeg... antatt... konkluderte... reagerte... oppførte seg.

"Pakk ut" (undersøk) delte ord eller setninger

Vi bruker alle ord som «tillit» og «kommunikasjon» og antar at den andre tenker i samme termer. Ord betyr imidlertid forskjellige ting for hver person, spesielt i sammenheng med et spesifikt mellommenneskelig forhold (og et som inkluderer noen ubehagelige følelser). Sørg for å forklare hva du mener med ordene som ser ut til å dukke opp mest i samtalen.

Eksempler på ord som ofte oppstår og er underlagt ulike definisjoner inkluderer tillit, kommunikasjon, ansvar, ansvarlighet, respekt eller manglende respekt, setter pris på og teamarbeid.

Fokuser på den andre personens atferd i stedet for intensjoner og egenskaper

Når man refererer til ting den andre personen gjorde eller unnlot å gjøre, er det lett å gli inn i å beskrive disse hendelsene og handlingene på måter som antyder uønskede motiver eller intensjoner og karaktertrekk. Å gjøre det vil med stor sannsynlighet fremkalle defensivitet, ettersom dine vurderinger kan være i strid med den andre personens perspektiv.

Fokuser i stedet på observerbare handlinger. Unngå å bruke overdrivelsesord som "alltid" og "aldri", som alltid ikke er 100 prosent nøyaktige, fremkaller defensivitet og gir grunnlag for argumentasjon og moteksempler. Selvfølgelig er det sannsynligvis viktig å også dele dine vurderinger (historien) om disse handlingene, men gjør det klart at du erkjenner at perspektivet ditt er nettopp det: ditt og ikke nødvendigvis den absolutte sannheten.

Spill rollen som etterforsker

Sørg for å investere tid og Merk følgende fullt ut å forstå den andre personens perspektiv. Å undersøke den underliggende betydningen av bestemte ord er et slikt aspekt. En annen er å fokusere på den andre personens opplevelse av hendelser knyttet til samtalen. Hva husker de, og hvordan tolket de det som skjedde? Eksempler på spørsmål for å lette slik forståelse inkluderer:

• Hjelp meg å forstå
• Del gjerne din erfaring
• jeg lurer
• Hva var dine tanker og følelser?

Motstå å bli defensiv

Når en annen person anklager deg for noe eller misforstår intensjonene eller årsakene dine, er det naturlig å gå i forsvar, begynne å være uenige og forsøke å rette opp. Dessverre fungerer den naturlige responsen sjelden og i stedet eskalerer konflikten ofte. Hvorfor?

Å motsi den andre personens historie gir dem defensivitet, da de deretter begynner å korrigere deg for hvordan du ikke forstår virkeligheten deres. Å endre mening og fremme forståelse er usannsynlig. I stedet fall tilbake til etterforskermodus, og forsøk å forstå den andre personens historie (så unøyaktig som det åpenbart kan virke for deg). Bruk deretter "jeg-utsagn" for å dele perspektivet og erfaringen din. Å unngå utsagn som starter med «du» sender beskjeden om at du ikke bedømmer den andre personens opplevelse som rett eller gal, men viser hvordan din er sammenlignet (forskjellig). Fortsett samtalen på denne måten for å lette gjensidig innsikt i konfliktens natur.

Samarbeid om neste trinn og gå videre

Etter å ha engasjert seg i prosessen beskrevet så langt, er det sannsynlig at alle parter har en mer nyansert forståelse av hverandre og hva som gikk galt. Hva nå? Vær så spesifikk som mulig med hensyn til erfaringer og hvordan du kan bruke disse fra dette punktet og fremover.

Er det spesifikke forespørsler hver person har om hvordan de vil at den andre personen skal reagere hvis eller når en lignende situasjon oppstår? Ville det være nyttig å planlegge en ny samtale for å sjekke inn med hverandre om hvordan forholdet går? Å gjøre det vil bidra til å sikre at investeringen i og fremdriften fra denne vanskelige samtalen ikke går tapt.

Avslutningsvis, som enhver ferdighet, krever utvikling forberedelse, øvelse og perspektiv (reflektere tilbake på erfaringen din og lære av den). Det ser ut til at svært få mennesker er tilstrekkelig dyktige til å navigere i ærlige, potensielt ubehagelige samtaler effektivt, men fordelene er enorme.