Når selskapets regler går galt: Er det byråkrati eller BS?

Du er i ferd med å fullføre et prosjekt og trenger bare en signatur fra en avdelingsleder til formelt Logg av arbeidet. Dessverre er den personen det ute av kontoret, og ved henvendelse finner du at prosedyrer krever denne personens, og bare denne personens, signatur. Som et resultat går du glipp av fristen.

Eller du fullfører en hel rapport og finner ut at en komité hadde endret rapportformatet uten å informere deg. Som et resultat må du revidere og omstrukturere rapporten fullstendig. Kort sagt, byråkratiet kom i veien.

Peter Drucker, faren til moderne ledelse, advarte om at det bare tar omtrent 20 minutter før et byråkrati tar tak. Drucker sa også: "Bureaukratier handler om regler, ikke resultater." Misforstå meg rett, byråkratier har mange positive sider. De gir retningslinjer og standardiserte prosedyrer samt ensartethet i varer eller tjenester, og når de brukes på riktig måte, kan de føre til rettferdig behandling. Men når småsinnede mennesker holder seg strengt til den byråkratiske koden, uten kritisk analyse, uten å tenke på de bredere implikasjonene og neglisjere selskapets overordnede oppdrag, kan det drepe organisasjon.

Her er når et byråkrati kan forårsake problemer:

Overstyrer kritisk tenkning

Noen byråkratiske regler gir rett og slett ikke mening. I en organisasjon var det en HR-policy om at forfremmelses- og lønnsbeslutninger kun kunne skje på en bestemt dato hvert halvår. En verdifull ansatt hadde et tilbud fra en konkurrent og ba om en lønnsøkning for å matche det tilbudet. Selv om ledelse ønsket å beholde den ansatte, HRs regel holdt fast, det kunne ikke gis mottilbud, og den ansatte dro. Kritisk tenkning er nødvendig for å stille spørsmål ved når og hvordan byråkratiske regler bør følges, og når unntak må gjøres.

Konflikt med organisasjonens oppdrag og formål

I en kjent klesbutikk som er stolt av god kundeservice, ønsket en etablert kunde å returnere et plagg for refusjon. Selv om selgeren hadde solgt plagget til kunden, var det strenge retningslinjer for "ingen retur uten kvittering". Som hun kunne, selgeren kunne ikke få ledelsen til å gjøre et unntak. "Jeg mistet min beste kunde," sa selgeren.

Når regler hindrer fremgang

Reglene og forskriftene til et byråkrati må gjøre det mulig for organisasjonen å oppnå sitt mål. Når en regel hindrer fremgang, må regelen umiddelbart revurderes.

Hvordan bekjempe byråkratiet?

For det første krever det ofte mot og utholdenhet for å kjempe mot byråkratiet. Det er behov for at organisasjonsmedlemmer – både ledere og ansatte – står frem og sier noe hvis de mener at byråkratiske regler må tenkes om, endres eller suspenderes.

For det andre, byråkratier, i deres forsøk på å være rettferdige og ikke-partiske, fremstår noen ganger som lite brydd. Når man konfronterer ineffektiv og ineffektiv byråkratisk praksis, er det imidlertid viktig å sette menneskeheten tilbake i situasjonen. Ledere må reagere på tilfeller der byråkratiske regler har gått galt, og vurdere hva som er den beste handlingsmåten for alle involverte, regler være fordømt!

Til slutt er spørsmålet om rettferdighet viktig. Vi må vurdere hva som er rettferdig for alle involverte parter, og de bredere implikasjonene av å håndheve (eller ikke) byråkratiske regler og prosedyrer.

Kort sagt, byråkratier er gode når de jobber for oss og våre organisasjoner, men de kan lett bli feiljustert i forhold til formålet og oppdraget til selskapet. I andre tilfeller kan folk i organisasjonen bruke byråkratiet til sine egne egoistiske formål (for å unngå arbeid; til straffe de de ikke liker ved å få dem til å følge meningsløse prosedyrer). Det er vår jobb som ledere, og bemyndigede følgere, å sørge for at byråkratiet fungerer positivt for hele organisasjonen.