Jobb mindre, lev mer og vær mer effektiv

Tenker du på tid som en fiende? Føler du at dagen ikke har nok timer til å komme gjennom oppgavelistene dine? Jobber du hele tiden, men ligger fortsatt etter med alt? Føler du at det er et gap mellom dine innspill og dine resultater når det gjelder resultater og suksesser?

Jeg leste nylig en bok om 80/20-prinsippet, og jeg ønsket å dele noen innsikter fra den med deg. De er relevante for oss som sliter med tidsfordriv, produktivitet-relaterte saker, og balanse mellom arbeid og privatliv. I 80/20-prinsippet: Oppnå mer med mindre, Richard Koch – en britisk konsulent, forfatter og investor – tilbyr et unikt perspektiv på spørsmålet om tid ledelse. Tilnærmingen hans er ikke akkurat en feiring av latskap, heller ikke av flaks, aksept eller å gi slipp. Koch foreslår heller intelligent, hyperfokusert og redusert innsats. Han foreslår at vi bør jobbe betydelig smartere, og betydelig mindre.

Du vil sannsynligvis være kjent med 80/20-prinsippet. Det er også kjent som Pareto-loven, og som prinsippet om minste anstrengelse. Den slår fast at en overraskende liten andel innsats og innspill (20 %) fører til 80 % av resultatene våre. Det er med andre ord en ekstremt skjev fordeling av input og resultater. Underforstått antyder prinsippet også at det store flertallet av vår innsats, tid og ressurser er fullstendig bortkastet. Vi har en tendens til naturlig å anta at det meste av innsatsen vår resulterer i de fleste av våre resultater. Men den troen er en feilslutning.

Kochs løfte er at hvis vi kan forstå og utnytte dette prinsippet, kan vi generere betydelige forbedringer i produktivitet og suksess – mens jobber også mindre: «Hvis du kjenner de 20 prosent av årsakene som gir 80 prosent av resultatene, vil du jobbe mye mindre, nyte livet mer og tjene mye mer penger."

80/20-prinsippet er basert på forskningen til den italienske økonomen Vilfredo Pareto (1848–1923). Pareto så på mønstre for rikdom og inntektsfordeling i det nittende århundres England. Ikke overraskende fant han ut at de var ekstremt ubalanserte – det vil si at 80 % av rikdommen var i besittelse av 20 % av befolkningen. Imidlertid fant Pareto ikke bare at rikdommen var ubalansert, men forutsigbart ubalansert.

80/20-prinsippet gjelder for bedrifter og økonomier for øvrig. For eksempel, hvis et selskap vet at 80 % av inntekten er resultatet av 20 % av produktene, eller 20 % av kundene, eller 20 % av spesifikke aktiviteter, vil det være klok å fokusere mest mulig ressurser og energi på disse 20 % som betyr mest. Faktisk antyder ordet «entreprenørskap» nettopp det: Begrepet ble laget av den franske økonomen Jean-Baptiste Say rundt 1800. Say definerte gründeren som en som «flytter økonomiske ressurser ut av et område med lavere produktivitet til et område med høyere produktivitet og utbytte».

Bruk prinsippet på ditt personlige liv

80/20-prinsippet er også anvendelig i våre private liv - det kan være nyttig med hensyn til våre arbeidsvaner, tidsstyring, relasjoner og generell blomstring. Oversatt til det psykologiske området kan vi også finne at omtrent 20 % av aktivitetene våre resulterer i 80 % av våre lykke. Det kan være tid tilbrakt med nære venner eller familie, eller tid tilbrakt i naturen, eller gjøre spesifikke aktiviteter. Også i våre private liv kan vi se etter de små innspillene som gir store resultater. Vi kan dra nytte av å være mye mer selektive når det gjelder hvordan vi bruker tiden vår og hvem vi bruker den med.

Jeg er vanligvis ikke en fan av datametaforer eller økonomisk språk og prinsipper oversatt til psykologiens rike. Vi er tross alt ikke bedrifter, og vi er heller ikke maskiner. Å tenke på selvet som en entreprenøriell enhet er heller ikke nyttig. Og produktivitet og effektivitet som verdier i seg selv er ikke den hellige gral – til tross for hva tidsstyringsindustrien prøver å fortelle oss. Jeg foretrekker å strebe etter kreativitet snarere enn produktivitet, som har industrielle konnotasjoner. Målet vårt bør ikke være blindt å optimere oss selv og å maksimere produksjonen og effektiviteten vår alle kostnader, men heller å være kresne om hva som virkelig betyr noe for oss og å fokusere energien vår på at. Selv om vi forbedrer effektiviteten vår, er det som virkelig betyr noe fortsatt hvordan vi bruker effektiviteten vår.

Men hvis vi ser forbi input/output og optimaliseringsmetaforene, kan vi se at det Koch snakker om er hvordan vi bruker tiden og energien vår mer klokt. Og Koch er virkelig radikal når det kommer til tid. De fleste av oss føler mangel på tid, som om dagen ikke har nok timer. Vi føler at det alltid er for mye på oppgavelistene våre og rett og slett ikke nok tid på dagen til å komme gjennom dem. Koch argumenterer for det stikk motsatte: vi er oversvømmet av tid, og ødsel i misbruket. Vi har mer enn nok tid. Vårt sanne problem er ganske enkelt at vi ikke bruker det godt.

Vi bør, foreslår han, radikalt eliminere alle aktiviteter med lav verdi. Hvis vi kan identifisere de 20 % av aktivitetene våre som betyr noe – uansett sfære – kan vi fokusere på nettopp det og gi slipp på 80 % av uproduktive aktiviteter. Som en konsekvens vil vi plutselig ha mye mer fritid og tenketid tilgjengelig for oss: «Hvis vi dobler vår tid på våre topp 20 prosent av aktivitetene, kan vi jobbe en todagers uke og oppnå 60 prosent mer enn nå."

En annen bonus med en slik tilnærming er at når vi handler mindre, tenker vi mer. Og vi tenker bedre. Mest verdifulle kreative ideer kommer til oss når vi ikke er hyper-opptatte eller stresset, men i en roligere, mer kontemplativ og mottakelig sinnstilstand.

Men her er også problemet med Kochs teori: De fleste av oss er det ikke helt autonome mestere i vår tid. Vi kan ha barn, partnere og pårørende, og boliglån vi må betale; vi kan jobbe for andre personer eller institusjoner som dikterer våre gjøremålslister og makt oss til å bruke tiden vår på uproduktive måter. Vi kan også jobbe i team og være hele tiden avhengige av andres innspill.

Så en mer realistisk måte å se på 80/20-prinsippet på ville være å søke å bruke det innenfor vår kontrollkrets. Det betyr å være veldig kresne om hva vi kan og hva vi ikke kan kontrollere, og deretter fokusere energien vår på førstnevnte. Vi kan da anvende prinsippet på aktivitetene og frihetene som er tydelig plassert innenfor vår kontrollkrets.

Ser vi nærmere på arbeidsvanene og oppgavefokuset vi kan kontrollere, kan det være lurt å spørre oss selv følgende:

• Hvordan bruker jeg tiden min på en vanlig arbeidsdag?

Tegn et kakediagram og gi hver aktivitet prosentpoeng for å visualisere innsikten fra denne øvelsen. Du kan for eksempel bruke 20 % av tiden din på å sende e-poster, 30 % på møter og samtaler, 10 % på å skrive forslag, 20 % på å undersøke nye forretninger og 20 % på å surfe på nettet. Eller du kan bruke 50 % av dagene på reise, og 30 % på kundemøter og 20 % med admin. Eller du kan bruke 20 % av dagen på å skrive, 20 % coaching, 40 % går seg vill i tanker og på nettet, og 20 % føler seg skyldige over dette faktum og undersøker måter å ikke gjøre det på – som meg. 😊

Spør deg selv deretter:

• Hvilke av mine arbeidsaktiviteter betyr mest? Hva er de 20 % som faktisk fører til mine suksesser – uansett hvordan vi definerer dem?
• Hvordan kan jeg bruke mer tid på aktivitetene som virkelig betyr noe?
• Og hvilke av de ikke-generative aktivitetene kan jeg minimere? Hvilke aktiviteter kan jeg si nei til i fremtiden?

Dette er selvfølgelig lettere sagt enn gjort. Det er likevel en veldig nyttig mental øvelse. På det mest grunnleggende nivået kan en 80/20-analyse av arbeidsvanene vi kan kontrollere, gi oss et kompass – en klar følelse av prioriteringer og kunnskap om hva som er og ikke er viktig. Dessuten kan det være enormt befriende å si nei til meningsløs travelhet. Det kan frigjøre oss til å finne mer kreative måter å gjøre ting på og bruke tiden vår på.

Et siste, men avgjørende poeng: Tiden vi sparer ved å anvende 80/20-prinsippet på våre arbeidsoppgaver skal IKKE reinvesteres i arbeid. Poenget med denne øvelsen er nettopp å jobbe mindre, men smartere. Poenget er å frigjøre oss til å ta pauser, slappe av, tenke, bare være, få kontakt med andre og gjøre mer nærende, energigivende, sjelelig beroligende ting – alle tingene som får oss til å føle oss levende og knyttet til våre dypere hensikt.