Møtefrister i arbeidsgrupper: Implikasjoner for arbeidsplassen

Oppfyller teamet deres fristene? Hva hjelper med å samle en gruppe for å lykkes?

Er du en del av et prosjektgruppe eller en gruppe på jobb eller skole? I så fall, har du forskjellige stimuleringsstiler blant medlemmene i gruppen din, noen blir hissige og gjort tidlig, andre venter til siste øyeblikk? Deler teammedlemmene din en felles oppfatning av oppgaven og fristen? Har du noen gang gitt påminnelser om prosjektets fremgang i forhold til tid? En fersk studie undersøkte alle disse faktorene i en studie av hvordan arbeidsgrupper overholdt frister.

Det er veldig lite forskning publisert om utsettelse, eller rettidig fullføring av oppgaven, i grupper, men likevel er mange mennesker interessert i effekten av å ha en procrastinator i en gruppe. I en fersk studie publisert av Josette Gevers, Christel Rutte og Wendelien van Eerde (Eindhoven University of Technology, Nederland), blir spørsmålet om forskjellige stilarter av tidsmessig oppgaveengasjement adressert. Selv om de ikke snakker spesifikt til utsettelse, avslører deres tiltak og data absolutt a mye om hva som skjer med grupper som inkluderer individer som foretrekker å jobbe til sist minutt.

I store trekk ble forestillingen om "procrastinator" definert av en spesiell stimuleringsstil. Av de fem stimuleringsstilene som ble brukt i studien, er den som beskrives som "Jeg gjør det meste av arbeidet på relativt kort tid før fristen" absolutt snakk om spørsmålet om utsettelse. Naturligvis blir ikke alle aspekter av definisjonen av utsettelse dekket her. For eksempel er det ingen følelse av unødvendig forsinkelse eller en som nødvendigvis vil undergrave ytelsen, men de fleste av oss kan karakterisere denne innsatsen i siste øyeblikk før fristen som en utsettelse i gruppe. Dette i motsetning til en tempoestil beskrevet som "Jeg begynner med en gang og er ferdig med arbeidet lenge før deadline. "Visst kjenner vi alle mennesker som kjennetegner disse stimuleringsstiler og de forskjellige typene mellom disse ytterpunktene. Vi jobber med dem hver dag, og hver og en av oss passer et sted langs dette kontinuumet for et gitt prosjekt (og vår posisjon kan endres på dette kontinuumet i løpet av vår karriere eller avhengig av prosjektet).

Det viktigste er, teamarbeid innebærer å samle mennesker med ulik forståelse av de tidsmessige aspektene ved oppgaver (f.eks. forståelse av viktigheten av å overholde tidsfristen, oppgavens og / eller fullførelsestidene for underoppgaven og riktig tidspunkt og tempo i oppgaveaktivitetene) og dette kan skape problemer når oppgaven er fullført. Gevers og hennes kolleger omtaler forståelsen av de tidsmessige aspektene ved oppgaven som "delte tidsmessige erkjennelser", og de argumenterer at det er to forfølgere med denne delte forståelsen: 1) likhet mellom stimuleringsstiler eller preferanser, og 2) bruk av tidsmessige påminnelser.

Pacing Style
Pacing stil representerer en persons preferanse for tildeling av tid i oppgaveutførelse i forhold til en frist. Som jeg bemerket ovenfor, kan dette vurderes på et kontinuum fra en tidlig handlingsstimuleringsstil ("start early and get det gjort ") til en stil som vi kanskje kan betegne som procrastinator (" arbeid under presset nærmere frist").

Midlertidige påminnelser
Midlertidige påminnelser er taktikker brukt for å overvåke gruppens ytelse i forhold til fremgang og den forestående fristen. For eksempel kan gruppemedlemmer diskutere tidsrelaterte problemer, minne hverandre om frister og oppfordre gruppemedlemmer til å holde seg til fullføringen av deloppgavene som planlagt for å sikre rettidig fullføring. Forskning har vist at det å snakke om tid i oppgavegrupper letter etablering av tidsmessige normer og denne diskusjonen kan fremme et fokus på oppgaveaktivitet.

Samlet da kan likhet mellom stimuleringsstil og tidsmessige påminnelser fremme delt tidsmessig erkjennelser som skal forbedre gruppens funksjon og rettidig fullføring av gruppen oppgaver. Dette er nøyaktig hva Gevers og hennes kolleger antok i studien.

Deres forskning
Gevers og kolleger studerte 38 studentgrupper med resulterende brukbare data fra 31 grupper. De samlet inn data i lengderetningen over 8 uker for to oppgaver, inkludert informasjon om individuelle gruppemedlemmers tempostiler, delte tidsmessige erkjennelser og bruk av tidsmessige påminnelser. Jeg beskrev kontinuum- eller tempostilen ovenfor, så jeg vil bare gi deg en kort ide om de andre tiltakene deres.

For de delte temporale erkjennelsene ba de deltakerne om å indikere deres samtykke til elementer som "I min gruppe har vi de samme meningene om møtefrister" og "I min gruppe gruppe, er vi enige om hvordan vi skal fordele tiden tilgjengelig. "Tilsvarende ba de for tidsmessige påminnelser deltakerne om å indikere at de var enige om tre elementer: 1) I min gruppe har vi oppfordret hverandre for å fullføre subtasks i tide, 2) I min gruppe har vi påminnet hverandre om viktige tidsmessige milepæler, og 3) I min gruppe har vi bedt hverandre om å holde seg til avtaler.

Til slutt ble det å møte fristen vurdert med ett punkt. Deltakerne indikerte når de fullførte gruppeoppgaven på en 3-punkts skala: 1 = for sent, 2 = akkurat i tide, og 3 = i god tid.

Hva de fant
Deres mest spennende og viktige funn var hvordan virkningene av delte temporale erkjennelser endret seg i forhold til tempostilen til gruppen. For de av dere som er statistisk orientert, fant de en interaksjonseffekt. Med egne ord er det dette de fant,

"... Effekten av delte tidsmessige erkjennelser på å overholde fristen blir faktisk moderert av middelstimuleringsstil... Å dele tidsmessige erkjennelser var gunstig for å møte en frist da gruppemedlemmer i gjennomsnitt hadde en tidlig handlingsstimulerende stil, mens det var skadelig å overholde fristen når gruppemedlemmer i gjennomsnitt hadde en tidsplan for handlingsstimulering"(s. 64, vekt lagt).

De fant også at tidsmessige påminnelser brukt til den første oppgaven økte delte tidsmessige erkjennelser for den andre oppgaven.

Hva dette betyr for oss når vi jobber i team eller leder team
Det er ikke en stor overraskelse med deres viktigste funn. "Vi konkluderer med at homogene arbeidsgrupper sammensatt av individer som har en tendens til å bruke en tidlig handlingsstimuleringsstil i oppgaveutførelsen, mest sannsynlig overholder tidsfrister.. . "(s. 67). Med andre ord, lag som består av individer som starter oppgaver tidlig for å være ferdige tidlig, har det bedre.

De legger imidlertid til denne viktige merknaden, "... på sikt kan alle grupper skaffe seg delte tidsmessige erkjennelser når de bruker tidsmessige påminnelser. "(s. 67).

Dette betyr:

1. Det kan være en fordel å vurdere individuelle stimuleringsstiler når du setter folk i grupper. Å ha til og med ett medlem som har en tidlig handlingsstimuleringsstil, kan utgjøre en positiv forskjell.

2. Bruken av tidsmessige påminnelser kan hjelpe å fremme delte tidsmessige erkjennelser i en gruppe.

3. Når gruppemedlemmer ikke klarer å bruke tidsmessige påminnelser spontant, ledere kan være lurt å gripe inn å gi disse eller legge til rette for et fokus på den tidsmessige prosessen.

Til slutt er det viktig å understreke at ”alle grupper skal være klar over at det er upassende å dele tidsmessige erkjennelser [f.eks. tidsfrister for handlingstimulering] vil sannsynligvis hindre deres evne til å møte frister »(s. 67).

Mine avsluttende tanker.. .
Som det er for individet, er "tidsfrister for stimulering av stiler", ellers kjent som procrastinators livsstil, skadelig for rettidig fullføring av oppgaver og kan undergrave gruppens innsats. Gitt at Gevers og kolleger siterer tidligere forskning om at 56% av de spurte lederne indikerte at frister ofte overskrides eller savnes, er dette en kostbar, sløsende kostnad for bedriften.

Er procrastination eller stimuleringsstilen assosiert med en "gjør det i siste øyeblikk" stil bare et problem med nattkvelder og ulemper? Ikke i det hele tatt. Det koster oss alle milliarder av dollar i bortkastet tid og krefter. Utsettelse er noe som påvirker hele teamet, og ledere må legge mer vekt på å forstå hvorfor de ansatte gjør det og hjelpe dem å unngå unødvendige og irrasjonelle forsinkelse.

referanser
Gevers, J.M.P., Rutte, C.G., & van Eerde, W. (2006). Møtefrister i arbeidsgrupper: Implisitte og eksplisitte mekanismer. Applied Psychology: An International Review, 55, 52-72.