En ny vri til prosjektplanlegging

Et annet prosjekt kommer. Vi har gjort det gjennom andre prosjekter før med noen suksess, så dette er ingen brainer, ikke sant? Vel, hvor mye tid bruker vi faktisk på å ramme omfanget av prosjektet og grunnarbeidet totalt sett? Det ser ut til at vi har en tendens til å forkorte hvor mye tid vi bruker på forberedelser, spesielt når den type prosjekt er kjent for oss. Dette er avgjørende fordi vi kan mangle potensialet til å prestere enda bedre neste gang. Vi har et mentalt sett utviklet over tid som lar oss sparke inn vår standardmekanisme for prosjektinitiering. Vi kan utføre disse funksjonene nesten robotisk, og det er en følelse av trøst i å vite hva som vil skje, i stedet for å risikere innovasjon.

Det kan være ukjente alternativer som kan bidra til å gjøre prosjektene våre rikere, mer fokuserte og oppnå bedre resultater med færre hodepine hvis vi hadde en mer kreativ og grundig måte å forberede oss på dem. En utfordring er styrken i våre vaner eller mentale sett der vi faller tilbake til ordtak, for eksempel “Det fungerte før.. .” eller "Hvis det ikke er ødelagt, må du ikke fikse det."

Gitt at det er en læringskurve for å prøve noe nytt, og det er ikke attraktivt når vi føler oss presset på grunn av tidsbegrensninger. Vår motstand mot endring kan påvirke vår evne til å være åpen mot nye og innovative ideer ved prosjektets oppstart. Vanens kraft er veldig sterk og forlokkende fordi den er trygg og komfortabel. Selv om det er fordeler med å følge en banket vei, for eksempel å spare tid, er det også ulemper. Hvis vi fortsetter å gå gjennom prosjekter på den måten vi alltid har beveget oss gjennom prosjekter, kan vi savne preget av hva vi er i stand til å levere.

For eksempel kan det hende at en bestemt teknikk som var effektiv en gang, to eller tre ganger, ikke er like effektiv fjerde gang. Forholdene kan ha endret seg, teamet som implementerer teknikken kan bli lei og mindre motivert og kjent kan føre til skjæring hjørner og slurv.

Hva er det et trinnet du kan gjøre annerledes i prosjektplanleggingen for å introdusere nytt materiale i ditt nåværende mentalsett? Her er noen ideer:

1. Diskuter prosjektet ditt med noen som ikke er relatert til det, og i et annet felt for å finne ut hva han eller hun gjør for å starte prosjekter. Du vet aldri hvor en god idé kan komme fra.
2. Bruk en annen modalitet, for eksempel tankekartlegging eller grafikk hvis du har en tendens til å skrive konturer og lister.
3. Skriv et sammendrag av de positive resultatene og jobb bakover for å identifisere årsaker til dets suksess.
4. Bruk post-its til å identifisere høydepunktene i prosjektet og dekke veggen din med dem.
5. Identifiser en utfordring og brainstorm en rekke måter (til og med dumme) å takle den på.

Det at du til og med tar deg tid til å implementere et av disse nye trinnene i prosjektplanleggingen, vil allerede utgjøre en forskjell fordi det er friskt, nytt og mer enn du tidligere har gjort. Ikke glem å feire suksessen din og bygg inn det ett annet trinn i fremtidige prosjektplanleggingsøkter.

referanser

Dutt, M. (2014). Tankekart for effektivt prosjekt ledelse. Chennai, India: Notion Press.

Dweck, C. (2007). Tankesett: Den nye suksesspsykologien. New York: Ballantine Books.