De syv budene på e-postetikett som alle skal følge
"Ikke svar alle med mindre hver eneste person på den distribusjonslisten trenger å vite hva du trenger å si," sier Aimee Symington, administrerende direktør i Finesse Worldwide. Hun foreslår å gå gjennom navnene på listen og bare svare de som faktisk trenger svaret ditt. Det kan bety å svare bare avsenderen eller tre av de syv mottakerne. Og hvis lederen eller kollegaen din vil bli kopiert på noe, respekterer du hennes forespørsel.
Gjennomtenkte svar kan spare andre tid. "Enten det er av forretningsmessige eller sosiale grunner, folk vil bli irritert av en strøm av ubetydelig e-postmeldinger fordi de må stoppe for å åpne dem, sier Diane Gottsman, grunnlegger av Protocol School of Texas. Så tenk to ganger før du svarer alle med "Kan ikke klare det" neste gang du blir invitert til brunsj.
En god emnelinje hjelper mottakere med å prioritere e-post, sier Lizzie Post, medvertskap for Awesome Etiquette-podcasten. Uansett hva du gjør, ikke la det være tomt. Når du lager en emnelinje, gjør den spesifikk og kortfattet, og se på rettskrivning og grammatikk. "Det er det første en legger merke til," sier Post.
I SLEKT: Organiserte arbeidslivet ditt i 5 enkle trinn
Fordi en emnelinje skal gjenspeile e-postens innhold, anbefaler eksperter å oppdatere emnelinjen når samtalen flyter. Unngå emnelinjer som kan bagatellisere pressen til en e-post (tenk: "raskt spørsmål" til overskrift a stort arbeidsproblem) eller få noen til å savne en melding hun tror hun allerede har lest, forklarer Gottsman. Hun foreslår å starte en ny tråd hvis en e-postadresse har forvillet seg for langt fra den opprinnelige meldingen.
Selv om eksperter ikke er enige om riktig responstid for e-post, er de enige om at omtrent hver e-post fortjener svar. Hvis et enkelt svar (“Got it, thanks” eller “Sounds as a good plan”) vil være tilstrekkelig, kan du prøve å svare så snart du har lest en e-post.
Noen ganger vil en e-post kreve informasjon som kan ta flere dager å samle - men det betyr ikke at du har lov til å la folk henge igjen. "La dem få vite at du har mottatt e-posten deres, og vil komme tilbake når du kan," sier Symington.
Og husk å bruke en automatisk svarmelding hvis du er på reise eller ute av kontoret, legger hun til, så andre vet at de ikke burde forvente svar.
"Forsikre deg om at du sender videre til de rette menneskene av de rette grunnene," sier Post. Før du videresender, vurder sensitiviteten til innholdet - som inkluderer vedlegg og navn og kontaktinformasjon for alle som er knyttet til meldingen. Noen mennesker foretrekker at kontaktinformasjonen deres forblir privat. Hvis en tråd inneholder for mange detaljerte diskusjonspunkter, kan du starte en ny e-post.
I SLEKT: Hvordan håndtere 5 ekstremt irriterende kollegasituasjoner
Vi har alle vært der. Et virus tar tak, og før vi vet ordet av det, spam vi bestefar med lenker som vil få noen til å rødme. Hvis du mottar det som åpenbart er et virus, må du gi beskjed til offeret som kanskje ikke er interessert i hva som skjer. "Bare si," Jeg ville gi deg beskjed om at dette skjer, "sier Symington. "Det er en fin ting å gjøre."
Du bryr deg om å gjøre et godt inntrykk personlig, så hvorfor ikke holde e-postpersonene til samme standard? "E-post er et speilbilde av deg og bør skrives som et brev mer enn en tekst, mens du fortsatt må huske korthet," sier Symington. Sjekk stavemåte, grammatikk og tegnsetting. Alle capser indikerer at du skriker, og alle små bokstaver innebærer at du er lat. For mange skrifter, farger og smilefjes kan være irriterende, legger hun til.
Vær vennlig uten å prøve å overdrive humoren. "Feil på siden av forsiktighet selv om du har en sans for humor," sier Gottsman. Tone blir for ofte blandet sammen i e-post, og du vil ikke gå av som uprofesjonell fordi noen ikke får din vits.
Det er en ting hvis du spiser et uformelt måltid med en betydelig annen (og dato natt er i morgen), men absolutt ikke sjekk e-post på en middagsselskap, sier Post. Når det gjelder møter på kontoret, avhenger det. Hvis kolleger tar med telefoner eller bærbare datamaskiner til konferanserom for å få tilgang til e-post under møter, er det sannsynligvis bra. "Vær klar over at selskapskulturer kommer til å ha forskjellige retningslinjer rundt e-post," sier hun. "Kjenne til e-postens art ved ditt arbeid for å være passende."