Hvordan lagre og organisere viktige dokumenter hjemme

Selv det mest morsomme, mest overfylte arkivskapet med personlige dokumenter kan brytes til innsending - du trenger bare litt tid, tålmodighet og en solid papirlagringsstrategi. Enten du er frisk fra skolen og voksen alder for første gang, eller bor i en husholdning av barn, hver med sitt eget sett med viktige personlige dokumenter, trenger du en livslangt papirlagringssystem som kan hjelpe deg med å sortere alt fra forsikringskrav til kredittkort uttalelser. Slik gjør du det enkelt å finne og arkivere viktige dokumenter hjemme.

I SLEKT:Slik bytter du ut (og lagrer) viktige dokumenter

1. Ordne hauger

Begynn med å sortere papirene i kategorier (husholdning, skole, kjæledyr). Makulerte utdaterte eller unødvendige dokumenter som inneholder personlig informasjon, som navn, adresse, og spesielt personnummer eller kredittkortnummer. Mindre sensitive dokumenter kan bare gjenvinnes.

2. Sorter med letthet

Lag etiketter med kategorier med store bilder først, etterfulgt av smalere beskrivelser ("Medisinsk: Julie" eller "Skatter: 2017"). Bruk manila-mapper med alle høyre eller venstre faner - de er raskere å bla gjennom enn forskjellige kategorier - og alfabetiser.

3. Størrelse riktig

Bestem hvor mye lagringsplass du trenger. Hvis du for eksempel vedlikeholder de fleste filene dine digitalt, ikke bruk et stort arkivskap. Det er bortkastet plass, og du kan bli fristet til å fylle den med filer du ikke trenger eller gjenstander som ikke hører hjemme i et arkivskap. Velg i stedet en skrivebordsfilboks.

4. Vurder frekvens

Utrolige lagringsplasser (tenk høye hyller i mindre brukte skap) er perfekte steder å arkivere filer som selvangivelse og kontoutskrifter. Reserver steder med lett tilgang til ting du trenger mer regelmessig, for eksempel skoleformer og oppskrifter.

5. Lag en landingsplate

Sett opp en daglig slippsone i et område med mye trafikk, for eksempel kjøkkenet, for innkommende post og papirarbeid. Å betegne et enkelt sted vil forhindre at hauger samler seg i hele huset. En innboks eller en veggmontert kurv vil spare plass og gjøre det åpenbart når gjenstandene er overfylte og må håndteres. Filtrer ut søppelpost og fyllpapir før du legger til noe i dråpesonen. Adresser elementene som lander her minst to ganger i uken, og arkiver dem deretter eller gjenvinn dem.

6. Hold det pent

Gjør et stort sveip av filene du får regelmessig tilgang hver tredje til seks måned. Arkiver eller makulere dokumenter som ikke lenger er relevante. Selvangivelse og dokumenter knyttet til husholdningsreparasjoner skal oppbevares i minst tre år.

Bonus: Blir papirløs

Organisering av dokumenter digitalt medfører færre plassutfordringer, og datamaskinens søkeverktøy kan hjelpe deg med å finne nøyaktig hva du leter etter. Følg de samme retningslinjene for digitale etiketter som for fysiske. Sikkerhetskopier filer på en ekstern harddisk, eller bruk en skylagringstjeneste, for eksempel Google Drive. De Evernote Skannbar app (gratis; iOS) hjelper deg raskt å konvertere papirfiler til digitale.

Ekspertene våre

• Anna Bauer,thumbtack hjemmearrangør
• Jamie Hord, grunnlegger av Horderly profesjonell organisering
• Clea Shearer og Joanna Teplin, grunnleggere av Hjemmeledigeringen
• Wendy Silberstein, grunnlegger av Den estetiske organisatoren