Organiser arbeidslivet ditt i 5 enkle trinn

Vurder e-postene du mottar hver dag. Vil du få nyhetsbrev eller oppdateringer som ikke tjener deg? Avslutt, sier produktivitetskonsulent Carson Tate, grunnlegger av produktivitetskonsulentfirmaet Jobber enkelt. Hvis det tar mindre enn noen få minutter å håndtere en e-post, gjør du med en gang, selv om det betyr å slette eller arkivere den. Hvis svaret må involveres mer, kan du prøve å endre emnelinjen til et handlingselement. “Si at jeg fikk en e-post om å revidere en PowerPoint-presentasjon. Det er mitt trinn som jeg skriver inn i emnelinjen, så jeg slipper å lese e-posten på nytt, sier Tate. Kan e-postserveren din automatisere visse ting du ofte gjør? Gjør vanlige svar til signaturer, eller prøv automatisk arkivering: “Du kan skrive en regel i Outlook for å automatisk flytt meldinger fra direkte rapporter til filmappen deres, sier Tate, "som er flott for å finne ting seinere."

Sett alt du gjør i en digital kalender - ta med møter, ja, men steng også av tid til å spise lunsj. "En kalender er en visuell manifestasjon av tiden din, og du bør bruke den som en plan for dagen din, ikke som et sted for andre å planlegge dagen for deg," sier John Zeratsky, medforfatter for

Mål å redusere de løse papirene på pulten din, sier Rasmussen. (Hvis du vil kutte rotet ytterligere, skanner du dokumentene du vil beholde og opprette en Google Disk mappe for filene slik at du får tilgang til dem hvor som helst.) Sorter papirer i kategorier basert på om du må lese dem, arkivere dem, sende deg selv på et ærend, ringe noen eller gå online for å følge opp. Føler du deg overveldet av alt papiret? Velg bare ett område av arbeidsområdet ditt - det kan være så lite som en skuff eller så stort som hele skrivebordet ditt - og rens ut alt du vet du ikke trenger. Gjenta på flere områder til du har dekket hele kontoret.

Lån organisasjonsstrukturen som smarttelefoner har. Lignende apper (tenk helseapper eller shoppingapper) kan grupperes i mapper. Tate foreslår å bruke det som et ledende prinsipp for organisering av datafiler. Å legge datoer til mappenavn kan også være nyttig; Dette er et godt tidspunkt å sjekke bedriftens retningslinjer for oppbevaring av digitale poster og finne ut hvor lenge du trenger å lagre dokumenter og hva du kan søppel. For dokumentene du har, "tenk på hvordan og når du henter dem," sier Tate. Filer du bruker ofte, skal være enkle å få tilgang til. “For å navngi filer for hentingssystemet ditt, se på dokumentet og spør deg selv:" Hva er det første Jeg tenker på når jeg ser på dette dokumentet? 'Hva som først kommer i tankene er navnet på filen din,' sier hun sier.

Lauren McGoodwin, grunnlegger og administrerende direktør i Karriere Contessa, et karriereområde for kvinner, foreslår at du skriver ned oppgavene neste dag før du forlater kontoret hver natt. ”Jeg prøver å sette oppgavene mine i prioriterte nivåer. Jeg bryter dem opp i ‘høy prioritet’, ‘enkle gevinster’ og ‘kan vente til neste dag,’ sier hun. Å gjøre det hjelper henne å inkludere personlige oppgaver, som trening, fordi hun kan se når hun har lommer. Om du vil gjøre listen digital eller analog er opp til deg. Noe forskning viser at å skrive ned en oppgave kan gjøre deg mer sannsynlig å oppnå den. Tate sier at hun foretrekker digitale lister fordi det kan være vanskelig å konseptualisere fremtidige prosjekter hvis du ikke har et fysisk rom for dem i papirplanleggeren. Du kan enkelt følge med på fremtidige måneder og år i en digital.