Hvordan være produktiv: Våre beste tips for å være mer produktive i livet og arbeidet noensinne

Lag en må-gjøre-liste, ikke en oppgaveliste, over tre ting du må få gjort. Vær realistisk med hensyn til hva du kan oppnå. "Å begrense målene dine tar overvelde og holder deg konsentrert," sier Sarah Knight, forfatter av Få Sh * t sammen.Det er også en hemmelig kraft i nummer tre, sier Chris Bailey, forfatter av Produktivitetsprosjektet: "De tre små grisene, tre olympiske medaljer, tre deler av en historie - hjernen vår er kablet til å tenke i tre." Når du følger gjennom det du hadde tenkt å gjøre, vil du avslutte dagen med å føle deg bra og motivert for i morgen. Og hvis du er ferdig tidlig nok, kan du komme i gang med morgendagens oppgaver eller tilbringe litt tid utenfor.

Fristelsen med å sjekke sosiale medier kan toppe om sommeren (eller mens du jobber eksternt) når halvparten av kontoret ditt er på ferie eller flex-timer, og energien din (og motivasjonen) faller naturlig, sier Bailey. "Hver gang vi spretter rundt på apper, frigjør hjernen vår et hit med dopamin, noe som gjør telefonen vår mer fristende enn vårt faktiske arbeid," sier han. Ikke kjemp mot det; i stedet sjekk sosiale medier med intensjon. Gjør en feiesvep for å se hva som skjer, og sett telefonen i flymodus neste time. Når du kjemper gjennom distraksjon og får gjort oppgaver, beløn deg selv med litt tid til å slappe av.

Enten det betyr å ringe en motbydelig klient eller gi mening om vilt forskjellige datapunkter, prioriterer effektive mennesker deres tøffeste gjøremål. Etterbehandling først det mest utfordrende og viktige på en oppgaveliste (en strategi anbefalt av Brian Tracy i sin bestselgende bok Spis den frosken!) frigjør mental energi som ellers ville blitt frittet og bekymret for det. Og det får resten av dagen til å virke håndterlig til sammenligning.

"Hvis du ikke får nok eksponering for naturlig lys, kan du føle deg strålende," sier Christopher Meek, lektor i arkitektur ved University of Washington's Integrated Design Lab. “Dette skjer fordi sirkadiske rytmer - inkludert måten kroppen din reagerer på endringene i lysnivå mellom dag og natt - blir forstyrret. Prøv å komme deg ut om morgenen når kroppen din ønsker lysstyrke, og stå deretter i nærheten av et vindu noen ganger om dagen når du føler at du bremser ned. Å få nok sollys kan stimulere den interne klokken din og gi deg den energien du trenger. ”

Det er naturlig å sone ut fra jobb, men tankeløs utsettelse reduserer produktiviteten. For å finne ut når utsettelsen rammer, anbefaler Knight å starte en tidsjournal. Som med en matdagbok (husker du de?), Skriver du ned hvordan du brukte hvert minutt av dagen for å se når distraksjon kryper inn (for eksempel undersøker du middagsoppskrifter klokka 15.00). Ikke se bort fra det - planlegg det. Skreddersy timeplanen din til når du er mest fokusert (og når du ikke er det) ved å planlegge avdragsperioder for gratis tanketid.

"Et teknologiselskap jeg jobbet med, fant ut at de ansatte ble mer produktive etter at veilederen begynte å gi en ros om dagen," sier Michelle Gielan, medstifter av Institute for Applied Positive Research, et selskap som jobber med bedrifter og skoler for å øke produktiviteten og lykke. “Det var ikke slik at hver person fikk et kompliment. Alt som trengs var en flatterende bemerkning totalt for å få alle, inkludert lederen, til å føle seg mer positive. Hvorfor? Enten du smiler selv eller ser på noen andre smiler, kan det lykkelige ansiktsuttrykket få hjernen din til å løsne dopamin - et kjemikalie som hjelper med å kontrollere kroppens belønningssentre og i sin tur sparker produktiviteten din høyt utstyr."

Folk sykler fra å være våken til å bli trøtte omtrent hvert 90. minutt, ifølge Tony Schwartz, forfatter og grunnlegger av Energiprosjektet. Schwartz pleide å legge maraton i 10-timers dager med å skrive bøkene sine. Men å lære å håndtere energien sin mer effektivt - han skriver nå i tre fokuserte 90-minutters intervaller, med pauser mellom trening og sosialt samvær - har doblet produktiviteten hans, sier han. Å fullføre et manuskript som før tok ham et år, men nå kan han banke ut en bok -Måten vi jobber på fungerer ikke er hans siste New York Times bestselger — på bare seks måneder.

Prøv å lage din favorittaktivitet om morgenen - nippe til te, gå rundt blokken - til et tankeklarende ritual før arbeidet. Å bruke noen minutter på å slappe av og sentrere kan hjelpe til med å slette og til og med forhindre mental svindel, ifølge Paul Silverman, en leder for Fortune 500-selskaper, som trekker på sin opplæring i Zen-buddhisme for å lære klienter hvordan de kan utvikle ensartet oppmerksomhet: “The Hensikten er å utdype pusten din, få deg til å bli energisk og hjelpe deg med å komme inn i øyeblikket, fullt fokusert og konsentrert - en ferdighet mange eksepsjonelle mennesker ha."

Du vet at drikkevann og trening er bra for kroppen din, men de kan også øke hjernekraften. Forskning sitert i Journal of Cerebral Blood Flow & Metabolism antyder at selv mindre dehydrering kan påvirke kognisjon, årvåkenhet og konsentrasjon. Studier viser også at små utbrudd av trening - for eksempel 10 til 20 minutter - kan få deg til å føle deg skarpere. "En rask tur forbedrer hukommelsen og øker muligheten til å generere ideer og få bedre forbindelser," sier Bonnie St. John, medforfatter av Micro-Resilience: Mindre skift for store boosts i fokus, kjøring og energi.

"Hvis du trenger å gjøre store fremskritt på et prosjekt, kan du bli fristet til å jobbe med det direkte," sier Jonathan Schooler, professor ved institutt for psykologisk og hjernevitenskap ved University of California i Santa Barbara. “Ikke gjør det. Ingen kan fokusere på en enkelt oppgave hele tiden. Sørg for at du bryter opp dagen din - og tankemønstrene dine - ved å rutinemessig delta i en aktivitet som er repeterende og ikke intellektuelt belastende, for eksempel støvsuging eller hagearbeid. Når tankene dine vandrer, kan kreativiteten flyte, slik at du kan syntetisere informasjon på en unik måte. Så når du lener deg tilbake til arbeidet ditt, vil du få nye ideer og være i stand til å få mer gjort. "

Mer enn en tredjedel av amerikanerne er lite sovet, ifølge Senter for sykdomskontroll. "Uansett hvor pliktoppfyllende du er, utilstrekkelig søvn slipper konsentrasjon, fokus og energi," sier Silverman. “Det har stor innvirkning på alle aspekter av livet ditt. Hvis du står opp klokka 7, må du sove 11. Det er ikke avansert matematikk. " Og fordi e-lesere og datamaskiner forstyrrer vår evne til å sove, anbefaler eksperter å holde fast i papirbøker rett før sengetid.

Kanskje du bare ikke har lyst til å jobbe, eller du er lei deg over at du ikke er på ferie - eller andre steder. Det er OK, sier Sue Rasmussen, forfatter av Skrivebordet mitt gjør meg gal. Eier disse følelsene slik at de ikke spiser deg. "De fleste ignorerer det de føler og tenker at hvis de spenner seg ned og muskler gjennom arbeidsdagen, vil de ha det bra," sier hun. "Men hvis du innrømmer hvordan du har det, kommer du raskere forbi det." St. John anbefaler at du prøver å snu tankene dine fra negative til positive. For eksempel, hvis du skulle ønske du var et annet sted, si: "Jeg er så glad jeg jobber her med dette prosjektet." Selv om du ikke mener det, sier St. John. "Ved å si det høyt skifter det energien din, snur en bryter i hjernen din og lurer deg til å skyve følelsene dine i en ny retning."

Å ha litt å glede seg til - kanskje en jentehelg eller en fridag for deg selv - kan øke din lykke akkurat nå, sier Knight. "Å sette et mål, selv om det bare er å komme til stranden på fredag, kan gi deg fred i alle ukene og dagene frem til den turen," sier hun. Hold målene dine rettet mot det målet.

"Mange tror ikke de har tid til å passe trening i de travle timene," sier Ted Kennedy, grunnleggeren av CEO Challenges, som organiserer sportskonkurranser for administrerende direktører og bedriftseiere, og en medstifter av Ironman North Amerika. «Men jeg har funnet ut at det å drive med utholdenhetsaktiviteter, for eksempel en lang sykkeltur eller en triatlon, gjør meg mer disiplinert og flittig. Hvis jeg går noen dager uten å gjøre disse tingene, avtar produktiviteten min. Energien min avtar, fokuset mitt vakler, og jeg kan ikke ta beslutninger så lett. Så jeg oppfordrer folk - selv de som ikke ser på seg selv som idrettsutøvere - til å forplikte seg til en fysisk begivenhet, for eksempel en walkathon eller et felleskap 5K. Når det er på timeplanen din, vil du ta deg tid til å trene og innse at du kan oppnå mer på en dag enn du trodde. "

Ikke vent til mandag morgen med å begynne å tenke på arbeidsplanen din, sier Julie Morgenstern, en tidsstyringsekspert og forfatteren av Sjekk aldri e-post om morgenen. Begynn å planlegge to uker før, spesielt for ukene og dagene frem til en ferie, ferie eller sommer. Identifiser nøyaktig hva du kan oppnå, og når du skal takle hver oppgave. Bestill tidlig på uken, når flere kolleger er i nærheten, med møter og samtaler. La de (ofte stille) siste dagene før helgen, en langhelg eller ferieuke for soloarbeid, som utgiftsrapporter. Skriv ned potensielle veisperringer slik at du blir klar til å manøvrere deg rundt dem.

Forvis forstyrrelser fra kolleger som kommer inn for å chatte (eller til og med folk som trenger deg av legitime grunner). Morgenstern foreslår denne utgangslinjen: "Jeg vil gi deg min udelte oppmerksomhet, men kan ikke gi deg det nå." Deretter tilbyr du et tidspunkt og en dato å møte - i fremtiden. Også effektiv, sier Shari McGuire, en tidsstyringsekspert og forfatteren av Ta deg tid tilbake: stå opp ved pulten din, som stilltiende "kommuniserer det haster med å pakke opp ting." Men ikke hopp over lunsj eller pauser, sier Morgenstern: "Du vil ende opp med å jobbe hardere og lenger, men ikke så effektivt."

Sett av to 45-minutters biter per dag til batch-prosessering av meldinger. Den konstante kontrollen av e-post og sosiale medier “er produktivens fiende nummer én,” sier Morgenstern. Dette er ikke nyheter for oss, men åh, for en vanskelig vane å bryte.

"Jeg har en tendens til å unngå prosjekter som virker for store, så for å være produktive må jeg kutte overveldende oppgaver ned til størrelse," sier Kate White, en tidligere sjefredaktør for Kosmopolitisk magasinet og forfatteren av mange bøker, inkludert Jeg burde ikke fortelle deg dette.“Jeg gjør det ved å jobbe i små trinn. Da jeg først begynte å skrive romaner mens jeg drev et magasin, sa jeg til meg selv at jeg bare ville skrive i 15 minutter om dagen. Jeg visste at å jobbe i kort tid var et oppnåelig mål, og jeg klarte å få skrevet 10 bøker på akkurat denne måten. "

Start med å etablere en klar oppgaveerklæring og tilordne trinnvise prosjektmål for å holde alle på sporet. Folk som bruker tid på å fokusere på prosjektplaner før prosjektet selv starter, ifølge Silverman, er langt mindre sannsynlig å komme seg vill i ugresset og lurer på hvordan de skal gå frem - og utsette. "Ta så lang tid som du trenger å jobbe med kolleger for å få konsensus og definere, ned til en krystallklar linje, hva du prøver å oppnå," sier han. Forhåndsbestemmelse av målbare målestokker hjelper også alle med å holde fokus på delene av et prosjekt de er ansvarlige for. Til slutt, med en klar oppgave, vil du vite når et prosjekt endelig har oppnådd målet, og alle kan kalle det en dag.

I tråd med kaizen, det japanske prinsippet om kontinuerlig forbedring, produktive mennesker har en evne til å analysere hva som gikk galt med en floppet prototype, eller i snippy samtale med en kollega. Men i stedet for uendelig å vaske problemet, løfter de rett og slett "å engasjere seg bedre som menneske, eller på en eller annen måte tilpasse ting litt neste gang," sier Silverman. "De har evnen til å gjøre trinnvise forbedringer i ytelsen og spør seg selv:" Ok, hva kan jeg lære av dette? Hva kan jeg gjøre bedre? ’”

Rapportering fra Louisa Kamps, Kathleen Murray Harris, Brandi Broxson og Jennie Dorris