Hvordan skrive effektive e-poster på jobben

Effektiviser dine profesjonelle e-postkommunikasjonsevner med disse tipsene fra proffene.

Hvis du noen gang har mottatt en e-post fra en kollega med altfor ordentlige veibeskrivelser, forvirrede forespørsler, eller vei for mange unødvendige mottakere inkludert, du vet om viktigheten av effektiv e-postkommunikasjon på jobben. E-postmeldinger som sendes uten organisering eller tanke, kan faktisk hindre arbeidsflyt, generelt irritere folk og forårsake ellers unngå kommunikasjon.

Så hvordan lager du en klar, effektiv e-post som gir den rette balansen mellom detaljert og kortfattet; en som treffer på alle de rette temaene for alle de rette involverte? Først må du vite når noe skal sendes via e-post - i motsetning til en direkte melding, personlig møte, eller telefonsamtale. E-postmeldinger er ideelle for å sende lengre lister med instruksjoner, sjekke inn på et prosjekt eller dele filer. E-postkommunikasjon vil også sikre en skriftlig oversikt over viktige samtaler du trenger å referere til senere. Her er seks ting alle effektive e-postforfattere gjør før de trykker på "send".

1. Maksimer emnelinjen

Først må du først skreddersy emnelinjen til meldingen og / eller svaret ditt. Skriver du til noen som sendte e-post til deg i forrige uke? Ikke dra opp en gammel, ikke-relatert melding og treff "svar" - det er mottakeren glemt nøyaktig hva de skrev til deg for en uke siden. Hjelp med å orientere dem og skriv et svar med en ny emnelinje som gjenspeiler enten det nye emnet eller svaret ditt på meldingen deres (si: “Bakgrunn informasjon om vår nyeste klient, Jane Doe ”eller“ Veibeskrivelse til vårt nye hus i Cleveland ”), sier Peggy Duncan, en ekspert innen personlig produktivitet innen Atlanta. Det er mindre sannsynlig at du forvirrer mottakeren, og meldingen din vil være lettere å finne senere.

For det andre, vær spesifikk. Her er for eksempel en dårlig / vag emnelinje: “Personalmøte.” Nå, her er en bedre: “Ta dette vedlegget til kl. personalmøte. ”Når du inkluderer detaljer, som en handling som er nødvendig eller hvor og når detaljene, kan du hjelpe mottakeren med å måle budskapets betydning, sier Marsha Egan, forfatter av Innboks-detox and the Habit of E-mail Excellence ($20; amazon.com). Det vil også hjelpe dem å huske å fullføre oppgaven som kreves.

Er du usikker på hva faget skal være? Tenk på nøkkelordene du ville brukt hvis du skulle finne e-posten senere, sier Nick Morgan, forfatter av Kan du høre meg? Hvordan komme i kontakt med mennesker i en virtuell verden ($11; amazon.com).

2. Gi detaljerte instruksjoner

Tydeligheten av skriftlige instruksjoner kan gjøre eller ødelegge effektiviteten til en arbeids-e-post. Hvis du tildeler respektive oppgaver til en gruppe mennesker, del dem ned etter person og bruk kulepunkter for å hjelpe alle til å vite nøyaktig hva du trenger hjelp med fra hver enkelt av dem, spesielt.

3. Velg mottakerne nøye

Skriv e-posten før du legger til mottakerne, sier Vanessa Van Edwards, forfatter av Fangste vitenskapen om å lykkes med mennesker ($12; amazon.com). Dette vil ikke bare forhindre den fryktede utilsiktet sending, men også la deg legge til mottakere basert på innholdet i e-posten. Vil du unngå de lange multiperson-e-postkjedene? Hvis du trenger flere personer til å kommentere noe, for eksempel et dokument, kan du vurdere å lage et delbart fil (som en Google Doc), der alle kan foreslå endringer på ett sted uten å sende tusen e-poster.

I SLEKT:Alt du bør (og ikke bør) ta med i en utenforstående e-post

4. Cut Draining Language

Send e-post om en snafu som må fikses? I stedet for å vokse poetisk om hva et drag det er eller hvis feil det er, fokuser du på handling nødvendig å avhjelpe et problem. For eksempel, i stedet for å si: "Klienten har et problem med presentasjonen vår, og det kommer til å bli det vanskelig å fikse, "prøv", jeg vil gjerne at din hjelp med å fikse noe klienten tok opp på samtalen. "Dette vil lage gir negative tilbakemeldinger eller be om ubehagelige oppgaver via e-post mer effektive.

5. Ta med instruksjoner for svar

Selv når e-posten din ikke krever svar ("Jeg vil være på legeavtale i løpet av de neste to timene" eller "Du kan slå inn rapporter i morgen i stedet for i dag ”), mange mennesker føler seg forpliktet til å erkjenne det med en“ OK ”eller“ Takk. ”Gi disse menneskene en enkel ute. "Hvis du ikke vil høre tilbake, kan du ta med" Ingen svar nødvendig "på slutten av meldingen," sier Duncan. "Det sparer tid i begge ender og forhindrer ubrukelig e-post fra rotete innbokser." Ikke nøl med å skrive "Takk på forhånd" når du stiller noen spørsmål. Det vil hindre deg i å føle deg fristet til å sende en ”takk” på en linje når personen skriver tilbake.

6. Ikke bli for personlig

"E-postmeldinger er for fakta, ikke følelser," sier Egan. På grunn av mangel på stemmebøyning og kroppsspråk i digital korrespondanse, sikkert Følelser - hvordan du har det med en kollega, hva du tenkte om naboens parti - kan lett være mistolket. Hvis du vil ta opp et følsomt (eller mindre enn positivt) problem, kan du ringe dem i stedet.

I SLEKT:De syv budene på e-postetikett som alle bør følge

  • Av Caylin Harris

  • Av Andra Chantim

  • Av Maggie Seaver